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辦公室|如何做好服務型辦公室的動線設計?

辦公室人力資源前臺

辦公室|如何做好服務型辦公室的動線設計?

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大家好！
今天和大家聊一聊服務中心辦公室的動線設計 ， 以及對于服務對象體驗的影響 。
這里的服務中心就是指我之前提到的各類共享服務中心 ， 在之前的文章中 ， 我主要聚焦共享服務中心在組織中的作用 ， 以及其聚合型服務帶來的高體驗度 ， 而本篇文章則是關注于共享服務中心辦公區域的空間設計 ， 好的空間設計也能在一定程度上提升共享服務中心的體驗 。
來自某物業公司的體驗
前不久去小區內的物業公司辦事 ， 旁觀了這樣一幕 ， 一對耄耋之年的老夫妻過來辦理相應的業務 。
該物業公司的辦公室是一種非?！暗湫汀钡霓k公室 ， 由面對面的工位組成的 ， 方方正正 ， 當居民從門口進入時 ， “工位群”集中在其視野的左側 ， 靠近處為4個工位 ， 稍遠處也為4個工位 ， 兩個工位群之間為狹小的走廊 。


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當來訪者需要辦理業務時 ， 只能走向對應人員的工位側邊 ， 而工位側邊往往是無法放椅子的 ， 即使放了椅子也無法坐下 ， 影響他人走路 ， 因此那兩位老人從開始辦理業務 ， 到最后業務結束 ， 全程都是站著的 。 物業公司其他員工 ， 或者其他辦理業務的人員在經過這一區域時 ， 也只能側過身 ， 生怕撞到 ， 也帶來了一定的安全隱患 。
這就是非常糟糕的動線體驗 ， 其實質是沒有將內部辦公區和對外服務區進行有效分離 ， 事實上服務對象是在內部辦公區域中接受服務的 ， 其體驗確實不會太好 。
來自某日企的體驗
之前我曾在一家小型日企就職過 ， 這家日企的特色是將細節做到了極致 ， 而其人力資源共享服務中心的空間動線設計令我印象尤為深刻 。

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公司的人力資源共享服務中心是一間單獨的隔離玻璃房 ， 處于高管辦公室和辦公區域之間 ， 方便所有同事進行業務辦理 。
而進入玻璃房之后 ， 首先映入眼簾的就是一個長柜臺 ， 把人力資源部門的辦公區域與其他員工隔開 ， 相當于一個對外服務的“窗口” 。
在窗口以內 ， 就是人力資源部門的辦公區域 ， 每位員工各司其職 ， 做著自己模塊內的本職工作 。
而當有員工需要來辦理業務或手續時 ， 只需站到柜臺前說一下 ， 那么負責相應模塊的人力資源部門員工就會站起來 ， 或者由員工提前和人力資源部門預約 ， 在某個時間段提交所需資料 。
比如 ， 我以前曾申請辦理過收入證明 ， 那么我會去兩次 ， 第一次詢問辦理收入證明需要哪些資料 ， 第二次就是提交資料 ， 兩次都是在柜臺上辦理 ， 效果非常好 。
當然 ， 在辦理業務之前的詢問階段 ， 也可以直接通過郵件或微信進行 ， 減少一些常規的面對面溝通 ， 讓更多時間真正留給需要辦理業務的人 。